Tuntuuko hybridityön tekeminen tehottomalta? Katso asiantuntijan vinkit sen tehostamiseksi!

1. Organisoi työsi blokkeihin

Työn organisointi blokkeihin on hyvä tapa saada tehokuutta hybridityöhön. Jaa tehtävät sen mukaan, mitkä työt edellyttävät keskittymistä paikassa, jossa ei ole keskeytyksiä. Toiseen blokkiin kuuluvat ne työtehtävät, joissa tarvitset muiden apua tai osallistumista. Nämä tehtävät voit jakaa vielä kahteen blokkiin sen mukaan, hoituuko yhteistyö etätyövälineiden kautta vai tarvitaanko asioista neuvottelua kasvotusten.

2. Löydä työn flow

Kotitoimistolla tulee helposti pidettyä yhtä aikaa auki useita sähköisiä yhteydenpitokanavia. Jos saat sähköpostista, Teamsista, Slackista, WhatsAppista ja muista vastaavista sovelluksista koko ajan ilmoituksia uusista viesteistä, keskeytykset kasvattavat aivojen kognitiivista kuormitusta. Opettele pyhittämään häiriöttömiä hetkiä työlle ja sulje sähköiset kanavat, jotta löydät työn flown ja saat asioita aikaiseksi.

3. Työkuorman hallinta

 Työkuorman hallinnassa auttaa se, että tunnistaa oman työn kannalta keskeiset asiat ja pyrkii vähentämään niitä, jotka eivät ole niin olennaisia. Katso töitäsi oman tehtäväkuvan ja tavoitteiden kautta: mitkä tehtävät tukevat tavoitteiden edistymistä. Opettele jättämään vähemmän tärkeät tehtävät myöhemmäksi tai jopa tekemättä. Tässä auttaa ajanhallinnan matriisi, joka jakaa työt osiin.Sen avulla hahmotat, mitä tehtäviä kannattaa ensimmäiseksi edistää. Ihan kaikkea sähköpostiin kilahtavaa ei tarvitse hoitaa.

Hybridityössä muiden on vaikea hahmottaa, kuinka paljon sinulla on työtä. Kerro esihenkilölle, jos saat uuden tärkeän tehtävän, että jotain muuta on silloin siirrettävä valmistuvaksi sovittua myöhemmin tai jätettävä tekemättä. Voit pyytää esihenkilöltä apua töidesi priorisointiin, ja jos niitä on jatkuvasti liikaa, ota asia reippaasti esille hänen kanssaan.

4. Muista vapaamuotoinen vuorovaikutus

Työhön tulisi kuulua työasioista keskustelun lisäksi myös vapaamuotoista kanssakäyntiä työkavereiden kanssa. Toimistolla se onnistuu luontevasti, mutta etäyhteyksissä yhteisen ajan täyttää helposti pelkkä puhe työasioista. Työkavereihin tutustuminen ja ihmissuhteiden ylläpito on kuitenkin tärkeää myös työn kannalta, jotta syntyy yhteyttä ja luottamusta ihmisten välille. Se helpottaa yhteistyötä sekä tiedon ja ideoiden jakamista, ja tutkitusti ehkäisee ristiriitatilanteita.

---

Vinkit tehokkaampaan hybridityöhön antoi monipaikkaisen työn asiantuntija, tietokirjailija ja Timanttia Oy:n Consulting Oyt:n toimitusjohtaja Ulla Vilkman. Artikkeli julkaistu Tradenomi-lehdessä 4/2023. Teksti: Tarja Sinervo.

Lue myös

Miten valmistautua kehityskeskusteluun? Lue asiantuntijan vinkit!

Testaa, kuinka ihmislähtöinen johtaja olet!

Tunnista kutsumuksesi uramuotoilun avulla