Tietosuoja­seloste – Tradenomi­liitto TRAL

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Tradenomiliitto TRAL ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen ja sen hoitamisen ja jäsenpalvelujen tuottamisen yhteydessä tai tilaisuuksissa tai muuten saatujen potentiaalisten jäsenten henkilötietojen osalta sekä toiminnassaan eri sidosryhmien kanssa.

Rekisterinpitäjä: Tradenomiliitto TRAL ry (”Yhdistys”) vastaa, että siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Yhdistyksen yhteystiedot: Osoite: Ratavartijankatu 2 a, 00520 Helsinki, Puhelin: 020 155 880

Sähköposti: tietosuoja@tradenomi.fi

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien, niihin asiallisesti liittyvien henkilöiden tietoja, jäseneksi hakevien, tilaisuuksiin osallistuneiden/ilmoittautuneiden tai Yhdistykseen muuten yhteyttä ottaneiden ja sen entisten jäsenten tietoja. Lisäksi käsitellään Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista, sen kehittämistä ja jäsensuhteen luomista ja/tai hoitamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Jäsensuhteen hoitaminen, järjestötoiminta, edunvalvonta ja jäsenpalvelujen toteuttaminen:

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista, järjestötoimintaa, edunvalvontaa, jäsenpalvelujen toteuttamista sekä muiden sovittujen asioiden toteuttamista varten sekä jäsenmaksujen perintää varten.   Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseemme jäsensuhteeseen (sopimus) sekä Yhdistyksen lakisääteiseen velvollisuuteen pitää jäsenrekisteriä.

• Jäsen- ja sidosryhmäviestintä sekä markkinointi

Voimme käsitellä tietojasi kertoaksemme sinulle toiminnastamme, jäseneduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös edunvalvonta-, jäsenpalvelu- ja muita tutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Näillä perusteilla voimme olla sinuun yhteydessä myös maksimissaan 3 vuotta jäsenyytesi päättymisen jälkeen. Henkilötietojen käsittely perustuu jäsensuhteeseen sekä meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle.

• Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietojasi myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi.

Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja sisäiseen käyttöömme toimintamme asianmukaista johtamista ja toiminnan kehittämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu jäsensuhteeseen sekä meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.

• Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

• Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn esimerkiksi uutiskirjeen tilaaminen.

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat mm:

• Rekisteröidyn perushenkilötiedot ja yhteystiedot ja koulutustiedot kuten:
  •  etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite ja jäsennumero, äidinkieli, koulutustiedot
• Jäsenyystiedot ja jäsenmaksutiedot, kuten:
  • jäsenyystiedot ja –historia (jäsenlaji, alkamis- ja päättymispäivä, päättymissyy, mahdollisesti työttömyyskassan jäsenyys, yhdistysten jäsenyys, jäsenyyden suosittelijan nimi, rekisteröidyn liiton verkostojen jäsenyydet Rekisteröidyn jäsenmaksujen laskutustiedot ja –historia
• Rekisteröidyn työpaikkatiedot sekä –historia, kuten:
  • työnantajan nimi, y-tunnus, työpaikan nimi, työsuhteen alku- ja loppupvm, työsuhteen toimiala, sopimusala, asema työsuhteessa
• Luottamustehtävät ja liiton toimintaan osallistumistiedot, kuten:
  • Rekisteröidyn osallistuminen liiton hallinnon tehtäviin tai luottamustoimintaan, ilmoittautumiset liiton tapahtumiin,
• Jäsenyyden hoitoon, sen mahdolliseen luomiseen ja yhteydenottoihin liittyvät tiedot, kuten:
  • Rekisteröidyn yhteydenotot eri neuvontapalveluihin ja mahdolliset työsuhderiitojen kuvaukset ja toimenpiteet ja niihin liittyvät tiedot, kuten käsittelijöiden muistiinpanot ja rekisteröidyn toimittamat tiedot.  Puhelunauhoitteet, joista kerrotaan puheluiden alussa. Muut mahdolliset kontaktoinnit esimerkiksi jäsenhankintaan liittyvissä asioissa.  Tieto mahdollisesta työttömyydestä ja kontaktointitieto.
• Markkinointiluvat ja – kiellot sekä tilaustiedot, kuten:
  • Rekisteröidyn sallimat eri viestinnän keinot ja sisällöt ml. suoramarkkinointi ja rekisteröidyn tekemät lehti- ja muut palvelutilaukset, kuten mökkivaraukset ja tuotetilaukset;
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot, kuten:
  •  IP-osoite, kirjautumisaika, selaintieto, käyttöjärjestelmä, maa, palveluiden toimivuuden kannalta välttämättömät evästeet, puheluiden nauhoitetiedot. Rekisteröidyn avaamat ja klikatut uutiskirjeet.
• Profilointitieto (kts tarkemmin kohta 10), kuten:
  • Jäsenyysryhmä (esim. opiskelijajäsen), asiakasprofiileihin perustuva kohdennettu jäsenviestintä
• Verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, kuten:
  • Verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset) ja muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

Voimme kerätä henkilötietojasi eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi, tai osallistut tilaisuuteemme;
• syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjaudut jäsensivuille, avaat uutiskirjeitä;
• saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä sekä työnantajat ja mahdollisesti työttömyyskassa.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän toimittajan kanssa on tehty sopimus, jossa edellytetään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti suojaamaan tiedot.

Paperiset dokumentit säilytetään lukkojen takana ja niihin on pääsy vain henkilöillä, jotka niitä työtehtäviensä vuoksi tarvitsevat.

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten sähköisessä muodossa
• toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina sopimuksin henkilötietojesi asianmukaisesta turvallisuudesta ja käsittelystä; keskeisimmät sopimuskumppanimme ovat:
  • Vitec Avoine Oy – jäsenrekisterijärjestelmä
  • Membri Oy – It palvelut
  • Most Valuable Player Oy – jäsenmaksujen Backoffice palvelut
  • SJM Group Oy
  • Asianajotoimisto Aika
• yhdistyksen yhteistyökumppaneille (Esim. If Vahinkovakuutusyhtiö Oy, Akava ry) Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Näitä palveluita ja toimenpiteitä ovat mm. lehtitilaukset, jäsenmaksujen perintä, työttömyyskassan jäsenyys sekä Ylemmät Toimihenkilöt YTN:n ja Julkisalan Koulutetut JUKO ry:n työpaikkatoiminta ml. luottamusmiestoiminnan edellyttämät tiedot.
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten;

Tietoja luovutetaan suoramarkkinointitarkoituksiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin vain rekisteröidyn antaman kirjallisen tai sähköisen suostumuksen nojalla, joka on peruutettavissa milloin tahansa.

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella (esim. Mailchimp-uutiskirjesovellus) tai jotka voivat siirtää tietoja tietyiltä osin Euroopan talousalueen ulkopuolelle (esim. Vitec Avoine Oy, Novellus Palvelut Oy). Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Säilytysajat on määritelty Yhdistyksen arkistonmuodostussuunnitelmassa ja tiedot säilytetään sen mukaisesti. Esimerkiksi jäsenen henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettua viestintää, kuten hänen oman työehtosopimusalansa ajankohtaista työmarkkinatietoa.

Profilointia tehdään Rekisteröidyn valitsemien viestinnän sisältöjen, käyttämien palveluiden, uutiskirjeiden avausten ja klikkauksien sekä jäsenyyshistorian perusteella tilastollisilla menetelmillä.

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa kieltää tai sallia henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksenperusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle osoitteeseen tietosuoja@tradenomi.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tradenomiliitto TRAL ry

Tietosuojavastaava

Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki

Yhdistys varaa oikeuden päivittää tätä selostetta. Kulloinkin voimassa olevan selosteen löydät osoitteesta tradenomi.fi/tietosuoja. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.08.2024.